Proveďte hromadné korespondence aplikace Microsoft Word z aplikace Excel

Použití MicrosoftSloučení emailů můžete odeslat stejný dokument s malými změnami u velkého počtu příjemců. Pojem sloučení pochází z toho, že jeden dokument (např. Dopis) je sloučený s dokumentem zdroje dat, například tabulkou.

Data pro tento tutoriál lze sestavit s většinou verzí aplikace Microsoft Excel včetně 2007, 2010, 2013, 2016 a Office 365.

Funkce hromadné korespondence aplikace Microsoft Word je kompatibilní s aplikacemi Word 2010, 2013, 2016 a Office 365.

Slovo je Sloučení emailů funkce funguje bez problémů s daty z aplikace Excel. Zatímco Word také umožňuje vytvořit zdroj dat, možnosti použití těchto dat jsou omezené. Pokud již máte data v tabulce, nemá smysl přepsat všechny informace do zdroje dat aplikace Word.

Příprava dat pro hromadné korespondence

Teoreticky můžete použít libovolný list aplikace Excel ve funkci hromadné korespondence aplikace Word bez zvláštní přípravy. Měli byste však nějakou dobu připravit pracovní list pro optimalizaci procesu hromadné korespondence.

Uspořádejte data tabulky

Údaje aplikace Excel by měly být organizovány úhledně řádky a sloupců. Přemýšlejte o každém řádku jako o jednom záznamu a o každém sloupci jako o poli, které chcete vložit do dokumentu. Pokud potřebujete doplněk, podívejte se na tutoriál pro zadávání dat v aplikaci Excel.

Vytvořte řádek záhlaví

Vytvořte řádek záhlaví listu, který hodláte použít pro hromadnou korespondenci. Ařádek záhlaví je řádek obsahující štítky, které identifikují data v buňkách pod ním. Aplikace Excel může být někdy někdy o rozlišování mezi daty a štítky, takže je jasné pomocí tučného textu, okrajů buněk a stínování buněk, které jsou jedinečné pro řádek záhlaví - to zajišťuje, že aplikace Excel odlišuje od ostatních dat.

Později při sloučení dat s hlavním dokumentem se štítky zobrazují jako názvy sloučovacích polí, takže se nejedná o záměnu, jakou data vkládáte do dokumentu.

Je dobré označit sloupce v tabulce aplikace Excel, protože pomůže předejít chybě uživatele v budoucnu.

Vložte všechna data do jednoho listu

Údaje, které hodláte použít pro hromadné korespondence, musí být na jednom listu; pokud je rozložen na více listů, musíte kombinovat listy nebo provádět více sloučení pošty. Také se ujistěte, že listy jsou jasně pojmenované, protože musíte vybrat list, který chcete používat, aniž byste je měli prohlížet.

Přidružení zdroje dat v hromadné korespondenci

Chcete-li přiřadit tabulku aplikace Excel k dokumentu Word:

1. Klikněte na tlačítko Korespondence záložka z stuha.

2. Vybrat Spusťte hromadné korespondence pro přístup k drop-down.

   Jak budeme psát naše data do dopisu pro tento příklad, vybereme Dopis možnost z nabídky drop-down.

3. Vybrat Vyberte příjemce pro přístup k drop-down.

   Chceme importovat naše data z uloženého listu aplikace Excel, proto vyberte položku Použití existujícího seznamu … volba.

4. Z dialogového okna, vyhledejte a vyberte soubor aplikace Excel.

   Klikněte na tlačítko OK pokračovat.

5. Z Vyberte tabulku dialogové okno, vyberte list se svým stolem a klikněte na tlačítko OK tlačítko.

   Pokud má aplikace Excel hlavičky sloupců, zajistěte První řádek dat obsahuje hlavičky sloupců je zaškrtnuto.

6. Klikněte na tlačítkoOK.

Nyní, když byl zdroj dat přiřazen k hlavnímu dokumentu, můžete začít psát text nebo upravovat dokument aplikace Word. Nemůžete však provádět změny ve zdroji dat v aplikaci Excel. Pokud potřebujete provést změny v datech, musíte zavřít dokument v aplikaci Word před otevřením zdroje dat v aplikaci Excel.

Vložení sloučených polí do dokumentu

1. Klepněte na tlačítkoVložit sloučení sloupce na panelu nástrojů Hromadná korespondence otevřeteVložit sloučení sloupce drop-down.

2. Zvýrazněte název pole, které chcete vložit ze seznamu, a klikněte na nějVložit.

Zobrazení dokumentů hromadné korespondence

Při vkládání sloučených polí do dokumentu aplikace Word nenahrává formátování dat ze zdroje dat. Pokud chcete použít formátování, například kurzíva, tučné nebo podtržené, musíte tak učinit v aplikaci Word.

Pokud zobrazujete dokument pomocí polí, vyberte dvojité šipky na obou stranách pole, ke kterému chcete formátovat. Pokud zobrazujete sloučené údaje v dokumentu, zvýrazněte text, který chcete změnit.

Jakékoliv změny formátování se provádějí ve všech sloučených dokumentech, nikoliv v jednotlivých sloučených dokumentech.

Zobrazení sdružených dokumentů

Chcete-li zobrazit náhled sloučených dokumentů, klepněte na tlačítkoZobrazení sloučených dat na panelu nástrojů Hromadná korespondence. Toto tlačítko funguje jako přepínací přepínač, takže pokud se chcete vrátit k zobrazení pouze polí a nikoli dat, které obsahují, klikněte znovu na něj.

Procházejte sloučené dokumenty pomocí příkazu navigační tlačítka na Sloučení emailů stuha. Jsou to zleva doprava:První záznam, Předchozí záznam, Přejít na záznam, Další záznam, a Poslední záznam.

Než sloučíte dokumenty, ukážte je všechny nebo co nejvíce, abyste ověřili, že vše bylo správně sloučeno. Věnujte zvláštní pozornost interpunkci a rozestupu kolem sloučených dat.

Dokončit dokument hromadné korespondence

Když jste připraveni sloučit dokumenty, máte dvě možnosti.

• Sloučit k tiskárně: První je sloučit je s tiskárnou.Pokud zvolíte tuto možnost, dokumenty budou odeslány na tiskárnu bez jakýchkoliv změn. K tiskárně se můžete připojit klepnutím na tlačítkoSloučit na tiskárnu tlačítko s páskem.
• Sloučit do nového dokumentu: Pokud potřebujete některé nebo všechny dokumenty přizpůsobit (ačkoli byste bylo rozumné přidat pole poznámky do zdroje dat pro přizpůsobené poznámky) nebo provést jiné změny před tiskem, můžete je sloučit s novým dokumentem. Při sloučení s novým dokumentem zůstane hlavní dokument a zdroj dat neporušený, ale máte druhý soubor obsahující sloučené dokumenty. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítkoSloučit k novému dokumentu tlačítko panelu nástrojů.

Bez ohledu na to, jakou metodu zvolíte, zobrazí se dialogové okno, ve kterém můžete aplikaci Word sdružit ke sloučení všech záznamů, aktuálního záznamu nebo rozsahu záznamů. Klepněte na tlačítko možnosti vedle vašeho výběru a potom klepněte na tlačítkoOK.

Pokud chcete sloučit rozsah, vložte počáteční číslo a konečné číslo pro záznamy, které chcete zahrnout do sloučení před klepnutímOK.

Pokud jste se rozhodli vytisknout dokumenty, zobrazí se dialogové okno Vytisknout dialogové okno. S ním můžete komunikovat stejně jako u jiných dokumentů.