Termín groupware odkazuje na několik typů spolupracujících pracovních prostředí podporujících počítač. S důrazem na interoperabilitu a kolektivní práci v nastavení pro více uživatelů spolupracuje software pro spolupráci jako portál, od kterého uživatelé vytvářejí a aktualizují dokumenty řízené verzí, spravují online obsah, sdílejí prostředky jako kalendáře a schránky a poskytují prostřednictvím chatu a zpráv .
V některých případech je groupware samostatným nástrojem, stejně jako platforma OnlyOffice pro spolupráci dokumentů nebo platformu Intuit Quick Base pro správu dat. V ostatních případech funguje groupware jako systém správy obsahu (jako u aplikace WordPress) nebo plnohodnotný intranet (jako u služby SharePoint).
Termín groupware zahrnuje velmi široké a velmi specifické implementace softwaru. Co je však pro libovolnou definici společné, je, že více uživatelů spolupracuje ve stejném prostředí pomocí stejných nástrojů a procesů.
Výhody a funkce Groupware
Groupware umožňuje pracovníkům na pracovišti i členům geograficky rozptýlených týmů pracovat mezi sebou prostřednictvím internetu nebo intranetu. Tyto softwarové aplikace obvykle poskytují mnoho výhod:
- Autentizace a protokolování-Standardní způsoby přístupu k groupware, protokoly o tom, kdo dělá to, záznamy, které splňují požadavky na právní objevy
- Sdělení-Chat nástroje, závitové diskusní skupiny, soukromé poštovní schránky
- Interaktivní práce-Polls, editace souborů v reálném čase, sdílená správa úloh
- ObjevitelnostCentrální ukládání souborů a informačních zdrojů podporovaných robustním vyhledávacím nástrojem
- Koordinované pracovní postupy-Procesy spravované skupinovým programem, které zpracovávají schválení, recenze, korektury atd., Stejně jako podporu procesů řízení projektů
- Řízení podnikových znalostí- vnitřní wiki, chráněné referenční dokumenty, skupinové záložky, sdílené úložiště hesel, historie řízení verzí
- Sociální angažovanost a řízení pověsti-Userové skupiny, profilové odznaky, uživatelské přizpůsobení profilu, gamifikace prostřednictvím uživatelských úrovní a soutěží o zájem o uživatele
Nejen zaměstnanci velké společnosti, kteří využívají skupinový software. Pro podnikatele a nezávislé pracovníky umožňují tyto nástroje snadné sdílení souborů, spolupráci a komunikaci přes projekty se vzdálenými klienty, a to vše z pohodlí domácí kanceláře.
Různá řešení groupware podporují různé funkce. Většina skupinových prostředí nenabízí všechny výše uvedené funkce, ale mnohé nabízejí podmnožinu v různých kombinacích. Jedna výzva při výběru správného řešení groupware pro danou podnikovou potřebu spočívá v vyvážení funkcí, které každá potenciální platforma nabízí vzhledem k potřebám organizace.
Skupinové softwarové příklady
Lotus Notes společnosti IBM (nebo Lotus Software na webových stránkách IBM Lotus) byl jedním z nejčasnějších softwarových programů pro spolupráci a stále je používán v mnoha kancelářích dnes. Microsoft SharePoint je dalším významným groupware řešením, které je ve velkých podnicích dobře zavedeno.
Mezi rozsáhlé komplexní balíčky groupware, mimo nabídky IBM a Microsoft, patří:
- Platforma e-mailů, dokumentů a sociální spolupráce G-Suite-Google
- Zoho One - souprava zaměřená na firmy pro malé a střední firmy
- Salesforce - platforma pro správu vztahů se zákazníky
Navíc prosperující ekosystém skupinového softwaru s případy cílené spotřeby nabízí flexibilitu při hledání nejlepších řešení pro použití s dražší komplexní groupwarovou sadou nebo místo ní:
- Basecamp, populární placený nástroj pro správu projektů
- Huddle, která nabízí bezplatný, ale omezený účet a placené účty
- Xero, který nabízí v cloudu kompletní online účetní systém
- WordPress, bezplatná platforma pro webový obsah
