Existuje spousta talentovaných administrativních asistentů. Setkal jsem se s mnoha lidmi, muži i ženami, kteří si vytvořili kariéru výkonných asistentů, manažerů kanceláří nebo administrativních koordinátorů a kultivovali svůj talent v plánování akcí, řízení projektů a klientských recepcích do dobře platící kariéry. Tento druh práce je důležitý a udržuje podniky v chodu.
Nejsem však administrativní asistent - ani nejsem zvláště talentovaný na tyto administrativní úkoly. Jsem skvělý s klienty, ale pokud jde o koordinaci cestování a dopravy více lidí, nejsem vaše holka. Jsem přátelský, ale můj hlas, podobný hlasu 10-ti letého, se nehodí k profesionálnímu vystupování. Samozřejmě nevím, kolik liber bramborového salátu na oběd 20 osob. Vlastně jsem nikdy neplánoval velkou oslavu - moje matka naplánovala celou svou svatbu.
A přesto se často předpokládalo, že v práci převezmu administrativní úkoly - budu si dělat poznámky, objednávat oběd, kopírovat - protože jsem jediná žena zapojená do projektu. Mnoho profesionálních žen se mnou sdílelo podobné zkušenosti. Ve skutečnosti mi bývalá kolega v nakladatelství a mediálním průmyslu nedávno řekla, že její kolegové považují za samozřejmé, že posílá pozvánky na kalendář, rezervuje zasedací místnosti a dělají si poznámky pro mezisektorový projekt. Je vrchní režisérkou a má více než 15 let zkušeností, stejně nebo více než její kolegové.
Ještě znepokojivější je předpoklad, že ženy jsou nějak schopnější dělat tyto věci než jejich mužské protějšky. Přestože jsme dosáhli tak velkého pokroku, někteří (i když samozřejmě ne všichni) našich starších mužských kolegů nedokážou otřesit přesvědčení, že nás holky jsou prostě lepší při psaní poznámek a rozesílání pozvánek.
Neváhám napsat o tom, jak řešit tuto situaci, „jak na to“, protože odpovědnost za zvrácení kulturních tradic by neměla spadat pouze na jedno pohlaví. Ale pokud jste jako já, musíte mít práci (skutečnou práci, práci, za kterou jste za práci placeni) a tento problém musíte v zárodku zmizet, jak se to děje. Takže, uznání, že se jedná o krátkodobé opravy problému, který bude trvat déle než pár pracovních dnů, než se napraví, zde je to, co pro mě fungovalo.
1. Zeptejte se sami sebe: Je to moment „Všechny ruce na palubě“ nebo je to nevhodné?
Vadilo by mi, kdybyste se postavili během situace „všechny ruce na palubě“. Například v současné době pracuji pro malé spuštění a v důsledku velikosti a rozpočtu společnosti jsem převzal odpovědnost týkající se operací, financí a lidských zdrojů, které by za normálních okolností nebyly od někoho v marketingu vyžadovány. Nepovažuji tyto dodatečné povinnosti za nevhodné, ale spíše pro pokládku země ve světě startu.
Pokud naopak zjistíte, že členové vašeho týmu vás opakovaně žádají (namísto jiných stejně zdatných profesionálů, a zejména namísto vašich mužských kolegů), abyste se postarali o administrativní úkoly, které nesouvisejí s vaší funkcí - jako je objednání nebo vyzvednout oběd - přejděte na # 2.
2. Nezavádějte precedens
Na jedné z mých prvních pozic mimo postgraduální školu jsem nabídl vyzvednutí oběda pro mého šéfa první den. Snažil jsem se být milý, ale nevědomky jsem vytvořil nebezpečný precedens: Poté mě požádal, abych ho pořád obědvával.
S přátelstvím a užitečností není nic špatného, ale existuje spousta způsobů, jak vyjádřit ochotu jít nad rámec povinností, kromě spouštění osobních pochůzek nebo vyskakování, když někdo potřebuje něco FedExed. Uč se z mé chyby a přemýšlej dlouho a tvrdě, než půjdeš touto cestou.
Ve skutečnosti můžete také nastavit precedens, který nebudete: Pokud jste v projektovém týmu, který nemá přidruženou administrativní osobu, věnujte čas na úvodní plánovací schůzce přímému řešení otázky, kdo bude starat se o organizaci schůzek, tisk dokumentů a podobně. Doporučte od začátku, aby tyto úkoly byly rozděleny mezi každého nebo aby se členové týmu střídali.
3. Naučte je, jak rybařit
Cílem dobrovolnictví pro dokončení administrativních úkolů by mělo být ukázat vaši ochotu spolupracovat a dokončit práci, nikoli ukázat, že budete prostě pracovat pro jiné lidi. Pokud tedy zjistíte, že vás kolegové opakovaně žádají o skenování, faxování, kopírování nebo naplánování schůzek, jednoduše řekněte: „Ukážu vám, jak to udělat, takže se na mě nemusíte ptát. Je to opravdu snadné. “A pak je projděte celým procesem.
To odradí osobu, aby znovu požádala o tuto laskavost, a zmírnilo hloupé cítění „Jsem prostě bezmocný a špatný s technologií, není to roztomilé?“, Která tyto žádosti často doprovází. Vy i já víme, že takovéto úkoly nevyžadují magické schopnosti, jen pár minut času. A když už mluvíme o čase:
4. Postavte se na svůj cenný čas
Pokud vás kolega požádá, abyste zkopírovali a shromáždili hromadu 40stránkových dokumentů, žádá vás, abyste věnovali čas úkolu, který by mnoho lidí mohlo udělat místo práce na vašich skutečných projektech, což pravděpodobně můžete udělat jen vy.
Administrativní činnosti jsou důležité, ale to neznamená, že se o ně musíte starat každý den. Máte jinou práci a odvedení času od ní by mohlo mít škodlivé účinky. Pokud váš výkon trpí, protože jste trávili příliš mnoho času správními úkoly, váš správce to bude považovat za neschopnost účinně stanovit priority. Můžete také odeslat zprávu, že dáváte přednost práci související s operacemi. Místo toho si pamatujte, že jakékoli „volitelné“ povinnosti by měly být příležitostí prokázat své dovednosti, profesionálně se rozvíjet nebo ukázat svému manažerovi, že vědomě přemýšlíte o své budoucnosti se společností.
Nemohu dostatečně zdůraznit, že o administrativní práci není nic ponižujícího. Pokud ale nejste ve správní roli, není důvod, aby vaši kolegové požadovali nebo předpokládali, že jste výchozí administrátorka, protože jste jediná žena v konferenční místnosti. Postavte se a vraťte se do práce.
