Navigační formuláře jsou na nějakou dobu kolem sebe a mnoho databází včetně aplikace Microsoft Access 2013 je používá k usnadnění přístupu uživatelů - zejména nových uživatelů - k softwaru. Jejich cílem je zjednodušit nalezení nejčastěji používaných formulářů, přehledů, tabulek a dotazů. Navigační formuláře jsou nastaveny jako výchozí umístění, když uživatel otevře databázi. Uživatelům jsou předkládány komponenty databáze, které pravděpodobně budou potřebovat, jako je formulář objednávky, údaje o zákaznících nebo měsíční zpráva.
Navigační formuláře nejsou úplné umístění pro všechny komponenty databáze. Obecně nezahrnují věci, jako jsou výkonné zprávy nebo finanční předpovědi, pokud to není účel databáze, protože tyto informace jsou obvykle omezeny. Chcete, aby zaměstnanci a týmy měli přístup k datům rychle, aniž by byli vystaveni jedinečným, omezeným nebo beta testovacím materiálům.
Nejlepší věc v navigačních formulářích je to, že máte úplnou kontrolu nad tím, co na nich uživatelé najdou. Můžete vytvořit různé navigační formuláře pro různé uživatele, což zjednodušuje výcvik nových zaměstnanců. Tím, že uživatelům dáte uživatelům vše, co potřebují, na počáteční stránce snížíte čas potřebný pro seznámení se s tím, co potřebují. Poté, co mají základy pro navigaci, mohou začít se učit o dalších oblastech, kde občas potřebují jít dokončit své úkoly.
Co přidávat do navigačního formuláře v aplikaci Access 2013
Každý podnik, oddělení a organizace jsou jiné, takže nakonec závisí na tom, co přidáte do navigačního formuláře. Měli byste dát čas a myšlenky na to, abyste určili, co na formuláři patří a zda není. Chcete, aby bylo snadné najít a použít všechny věci, které někdo potřebuje při zadávání dat nebo při generování zpráv - zejména formulářů a dotazů. Nechcete-li, aby navigační formulář byl tak přeplněný, že uživatelé nemohou najít to, co potřebují.
Jedním z nejlepších míst, kde začít, je získání zpětné vazby od stávajících uživatelů. Formulář bude muset být pravidelně aktualizován, do procesu budou přidány nové formuláře, některé tabulky budou zastaralé nebo dotazy budou přejmenovány, aby bylo jasné, jak je používat, ale první verze formuláře by měla být co nejblíže dokonalé. Získání počátečního vstupu od současných uživatelů vám alespoň dovolí znát druhy věcí, které by měly být na původní verzi. V průběhu času můžete sledovat uživatele, abyste zjistili, co se změnilo nebo mělo být aktualizováno na navigačním formuláři.
Stejný přístup platí i pro existující navigační formuláře. Pokud nebudete pracovat se všemi databázemi každý týden, nejspíš nejste tak dobře obeznámeni s tím, jaké skupiny a divize potřebují. Tím, že získáte zpětnou vazbu, zůstanete v navigačních formulářích ukončen starší objekt, který nikdo nepoužívá.
Kdy přidat Přidat navigační formulář
Ve většině případů by měly být před spuštěním databáze přidány navigační formuláře. To zvyká na to, že uživatelé používají formulář namísto rozkročování oblastí a případně pracují na místech v databázi, kde by neměli fungovat.
Pokud jste malou společností nebo organizací, možná nebudete potřebovat navigační formulář. Například pokud máte méně než 10 objektů - formulářů, přehledů, tabulek a dotazů - nejste ve stadiu, kdy musíte přidat navigační formulář. Občas vytvořte periodickou kontrolu databáze, abyste zjistili, zda počet komponentů rostl natolik, že potřebujete navigační formuláře.
Jak vytvořit formulář navigace v aplikaci Access 2013
Počáteční vytvoření navigačního formuláře aplikace Microsoft Access 2013 je poměrně jednoduché. Problémy začínají, když přijde čas začít s jejich přidáním a aktualizací. Než začnete, ujistěte se, že máte plán, abyste mohli mít úplnou první verzi.
- Přejděte do databáze, do které chcete přidat formulář.
- Klikněte na tlačítkoVytvořit > formuláře a klikněte na rozbalovací nabídku vedle Navigace vyberte rozložení formuláře, který chcete přidat. Zobrazí se navigační panel. Pokud se tak nestane, stiskněte klávesu F11.
- Potvrďte, že se formulář nachází Rozvržení Pohledem na oblast, která se nazývá Nástroje rozvržení formulářů v horní části pásky. Pokud ji nevidíte, klikněte pravým tlačítkem na Navigační formulář kartu a vyberte Zobrazení rozložení z možnosti rozvržení.
- Vyberte a přetáhněte součást, kterou chcete přidat do navigačního formuláře z tabulek, přehledů, seznamů, dotazů a dalších prvků na panelu na levé straně obrazovky.
Po uspořádání formuláře tak, jak to chcete, můžete jít a upravit jména různých částí formuláře včetně titulků.
Když máte pocit, že formulář je hotový, pošlete jej na závěrečnou kontrolu těmi, kteří ji použijí k získání zpětné vazby.
Nastavení navigačního formuláře jako výchozí stránky
Po utracení časového plánování a vytvoření formuláře chcete, aby uživatelé věděli, že je k dispozici. Pokud se jedná o počáteční spuštění databáze, vytvořte navigační formulář jako první, na kterou se uživatelé při otevření databáze setkávají.
- Jít do Soubor > Možnosti.
- Vybrat Aktuální databáze na levé straně okna, které se objeví.
- Klikněte na rozbalovací nabídku vedle Formulář zobrazení pod Možnosti aplikace a z možností vyberte navigační formulář.
Osvědčené postupy pro navigační formuláře
- Databáze se vyvíjejí v průběhu času a navigační formulář musí tyto změny odrážet. Vytvořte časový plán pro pravidelné přezkoumání formuláře.
- Nepřeplňte svůj navigační formulář.Čím více položek přidáte, tím méně bude efektivní.
- Označte prvky formuláře s názvy, které uživatelům usnadní zjistit, jak by měli používat každý prvek. Pokud mají uživatelé přístup k formulářům a sestavám v určitém pořadí, vytvořte formulář tak, aby to odrážel.
- Barevné kódování různých navigačních formulářů vám může později ušetřit mnoho problémů. Nastavení jednoho oddělení na zelenou a další na fialovou vám usnadní sledování toho, co máte a co jste nedělali, a zabráníte tak nejasnostem při aktualizaci několika formulářů najednou.
